Interviews im Online-Format können sehr herausfordernd sein – besonders, wenn es sich um ein Online Onboarding handelt. Wie erfolgreich dieses letztendlich abläuft, hängt sowohl von der Planung des Unternehmens als auch von der persönlichen Einstellung und Mentalität des neuen Mitarbeiters ab.
Die unzähligen Lockdown-Maßnahmen während der Pandemie haben nicht nur Auswirkungen auf den privaten Bereich, sondern auch auf unser Arbeitsumfeld. Nun war und ist es teilweise für Mitarbeiter, die ihren Beruf bereits seit Jahren ausüben, eine große Umstellung, sich mit den Homeoffice Regelungen zurechtzufinden. Immerhin übten sie ihren Beruf schon seit längerem aus und waren mit Abläufen und Techniken vertraut.
Wie sieht es nun mit denjenigen aus, die während Corona in ihren Job gestartet sind und dementsprechend online in ihre täglichen Aufgaben eingeführt werden mussten?
Immerhin stellt das Onboarding die Basis für das erfolgreiche Bewältigen von Aufgaben in der Zukunft und das “Ankommen” im Unternehmen dar. Dieser Prozess ist heute wichtiger denn je und es ist denkbar, dass zumindest ein Teil des Onboarding Prozesses und auch die damit verbunden Vorstellungsgespräche weiterhin digital bleiben.
Online Onboarding: Wenn der erste Tag im Office der einzige ist
Wie ein solches Online Onboarding ablaufen kann, erzählt uns creditshelf Project Manager, Philipp-Julien Böhm, der selbst online bei creditshelf gestartet ist:
“Mein erster Tag im Office war tatsächlich auch bisher mein einziger. Zuerst wurde Material wie Laptop, Handy usw. abgeholt und alles gemeinsam mit der IT eingerichtet, im Outlook-Kalender waren auch bereits Onboarding Termine für den Tag eingetragen.
Der erste Termin war mit der HR-Abteilung. Das war als Einstieg sinnvoll, da man eine Übersicht über das Unternehmen und die Prozesse bekommen hat. Insgesamt hatten wir über zwei Wochen verteilt ca. acht Online Onboarding Termine mit den verschiedenen Abteilungen. Die Gespräche waren auf einem persönlichen Level und Nachfragen konnte ich direkt stellen. Da hat es auch weiter nicht gestört, dass alles online stattfand und nicht im Büro.
Es war sehr sinnvoll, dass nicht alles am ersten Tag stattgefunden hat, damit ich zwischendurch Zeit hatte, die Informationen auch zu verdauen. Wir hatten am ersten Tag direkt ein Team Meeting, bei dem ich das eigene Team kennenlernen und sehen konnte, mit wem ich überhaupt zusammenarbeite.
Es ist natürlich toll, wenn man jemandem im Team hat, der sich Zeit nimmt und einem was zur Thematik erzählt, also insgesamt empfand ich das Onboarding als sehr positiv.”
Aufgaben und Abläufe per Online Onboarding
Online Onboarding unterschiedet sich generell nicht allzu sehr vom normalen Onboarding. Der Prozess ist von Unternehmen zu Unternehmen auf eine unterschiedlich lange Phase verteilt. Den Arbeitsplatz einrichten, die Vorgesetzten kennenlernen und sich mit dem internen IT-System vertraut machen, steht häufig an der Tagesordnung.
Seit Beginn der Pandemie ist das Onboarding allerdings vor allem mit zahlreichen Video-Calls verbunden, in denen Aufgaben und Abläufe erklärt werden, da alles von zu Hause aus stattfinden muss. Eine wichtige Rolle spielen außerdem oft Messenger wie Skype, Microsoft Teams usw., die dabei helfen, interne Fragen schnell zu beantworten.
Doch wie bedeutend ist die persönliche Anwesenheit mittlerweile? Spielt es eine Rolle, ob man einen Ablauf am PC über einen geteilten Bildschirm erlernt oder ob es im Büro gezeigt wird, während man selbst danebensteht? Hier teilen sich die Meinungen.
Capital Markets Manager, Lucas Freund berichtet von seinen Erfahrungen: “Nicht alles erfordert Präsenz und so sehe ich es auch beim Onboarding. Sehr zielführend sind gewisse Onboardings, wenn es um die Sachebene geht, das kann man sicherlich über einen geteilten Bildschirm am eigenen Computer erledigen. Präsenz ist eher von Bedeutung, wenn es um den persönlichen Eindruck vom Team und den Kollegen geht.”
Doch Online-Onboarding besteht auch aus kleineren Dingen, an die eventuell nicht sofort gedacht wird, wenn man den Begriff hört. Neue Mitarbeiter per Rundmail vorstellen, eine kurze Vorstellung der anderen Abteilungen, organisatorische Hilfestellungen bieten: All dies können wichtige Bestandteile sein, die neuen Kollegen “abzuholen” und ihnen das Gefühl zu geben, ein Teil des Unternehmens zu sein. Andernfalls kann es schnell vorkommen, dass man sich aufgrund fehlender Kontakte und persönlichen Begegnungen schnell verloren vorkommt und der Anfang schwerfällt.
Vorbereitung ist wichtig beim Online Onboarding
Allerdings wurde nicht nur das Onboarding in den letzten anderthalb Jahren online durchgeführt, sondern auch Interviews für die entsprechenden Positionen. Dies sorgt bei Manchen für Begeisterung: Lange Strecken werden eingespart und man bleibt in seinem gewohnten Umfeld. Andere, besonders Recruiter, würden sich wünschen, einen persönlicheren Eindruck ihres Kandidaten zu bekommen. Wiederum Anderen ist es gleichgültig.
Doch was ist bei einem online Interview im Gegensatz zu einem traditionellen Vorstellungsgespräch zu beachten? Unsere HR-Managerin Therese Pauli kann hier weiterhelfen: “Man sollte sich einen Puffer einbauen und vorher die Technik kurz überprüfen, sich vorher testweise kurz einloggen.” Wer in letzter Minute feststellt, dass das WLAN nicht funktioniert, kann daran kurzfristig kaum noch etwas ändern. Man läuft Gefahr sich zu verspäten. Weiterhin gelten folgende Do’s and Don’ts:
- Es empfiehlt sich ein ruhiger Hintergrund. Falls Hintergrundgeräusche vorhanden sind, sollten Kopfhörer benutzt werden.
- Ein kurzer Test der Bildschirmkamera ist sinnvoll, um zu sehen, wie vorteilhaft die Perspektive ist.
- Es besteht die Möglichkeit, sich Stichpunkte zum Unternehmen oder Fragen zu machen, allerdings sollte der Blick sollte hauptsächlich auf dem Bildschirm sein.
Generell gelten jedoch die gleichen Regeln wie bei einem traditionellen Interview: Vorbereitet sein, sich über das Unternehmen informieren und darauf gewappnet sein, sich und den eigenen Lebenslauf kurz vorzustellen.
Online Onboarding kann sehr herausfordernd sein.. Wie erfolgreich dieses letztendlich abläuft, hängt sowohl von der Planung des Unternehmens als auch von der persönlichen Einstellung und Mentalität des Onboarders ab. Offenheit und die “Neugier”, auch selbstständig an neue Thematiken heranzugehen, können einen entscheidenden Unterschied darstellen.
Wichtig ist jedoch auch, neuen Kollegen das Gefühl zu geben, angekommen zu sein und sie möglichst individuell abzuholen. Da der persönliche Kontakt zu Kollegen oft fehlt, ist es umso bedeutender, dass das Gemeinschaftsgefühl und der Teamgeist im Online-Leben nicht verloren gehen und neuen Mitarbeitern die nötige Zeit und Freiraum zur Einarbeitung ermöglicht wird. Schließlich sind sie genauso Teil des Teams wie jeder andere auch und ihnen diese Wertschätzung entgegenzubringen, ist in diesen Zeiten wichtiger denn je.
