Die Planung der Geschäfts- und Vertriebsstrategie ist für Geschäftsführende und Vertriebsmitarbeitende eine bekannte Maßnahme für das neue Jahr. Doch auch Personalabteilungen treffen Vorkehrungen für ihre Planung. Letztere wird gerade in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger, um qualifiziertes Personal zu finden und zu binden. Denn: Ohne geeignete Fachkräfte sind weder Innovationen noch Wachstum möglich.
Laut einer repräsentativen Studie der Personalberatung Hays zum Workforce Management sehen 78 Prozent der Entscheider:innen aus der Dienstleistungsbranche und 76 Prozent aus der Industriebranche den Fachkräftemangel momentan als größtes wirtschaftliches Risiko. Zudem geht knapp die Hälfte der Führungskräfte, etwa aus den Bereichen Personalwesen und Einkauf, von einer andauernden Fachkräftenot aus. Eine zielgerichtete Personalplanung für Gegenwart und Zukunft wird in diesem Kontext für HR-Verantwortliche immer wichtiger.
Um der Situation entgegenzutreten und Positionen und Aufgaben effizient und zur rechten Zeit zu besetzen, entwickeln Personalverantwortliche eine Strategie zur Personalplanung. Im Idealfall sind durch eine bedarfsgerechte Planung und die Beobachtung des Ist-Standes immer die passenden Mitarbeitenden im Unternehmen vorhanden und tragen so den Unternehmenszielen Rechnung.
Folgende Elemente sind Teil einer Personalplanung:
Eine vorausschauende Personalplanung hilft dabei, rechtzeitig Maßnahmen für die Personalbeschaffung, -entwicklung und -freisetzung zu treffen.
Um geeignete Fachkräfte anzuziehen, ist heutzutage die Attraktivität einer Arbeitgebermarke, auf Englisch „Employer Branding“, unumgänglich. Der Begriff bezeichnet alle Maßnahmen, die ein Unternehmen intern und extern als ansprechenden Arbeitgeber positionieren. Potenzielle Bewerbende möchten sich nicht nur über die vakante Stelle informieren, sondern auch wissen, welche Kultur mit welchen Werten im Unternehmen gelebt wird. Für die Dar- und Vorstellung der Unternehmenskultur und der Belegschaft nach außen, eignen sich die eigene Website oder Kanäle in sozialen Netzwerken. So können Kandidat:innen sich ein Bild darüber verschaffen, wer die Mitarbeitenden in einem Betrieb sind. Und auch: welche Angebote es von der Geschäftsführung für die Belegschaft gibt, etwa Gesprächs- oder Weiterbildungsmöglichkeiten sowie regelmäßige Feedbackstrukturen.
Um Geschäftsziele zu erreichen, müssen Mitarbeitende mit den entsprechenden Kompetenzen vorhanden sein. Dies erfordert Weiterbildungsprogramme, um das Know-how der Belegschaft up-to-date zu halten und für die anstehenden Aufgaben vorzubereiten. Zuerst kann sich hierbei ein Überblick, etwa in Form einer Liste, darüber verschafft werden, welche Angestellten welche Kompetenzprofile haben. So wird herausgefunden, in welchen Bereichen welches Wissen vorhanden ist, wo Anknüpfungspunkte sind und wo Kenntnisse ausgebaut werden müssen. Oftmals haben Mitarbeitende auch weitere, bisher unbekannte fachliche Kompetenzen und kennen sich bereits mit einem künftig eingesetzten Tool aus. Die rechtzeitige Auseinandersetzung mit Weiterbildungsmaßnahmen zeigt außerdem Bereiche auf, in denen es noch keine geregelten Ausbildungswege gibt. Weshalb diese, wie etwa die Digitalisierung, frühzeitig angegangen werden müssen.
Mitarbeitende haben individuelle Bedürfnisse, die bei Maßnahmen zur Bindung in Erfahrung gebracht und berücksichtigt werden sollten. Verschiedene Instrumente zur Nettolohnoptimierung wie eine Monats- oder Tankkarte und weitere finanzielle Extraleistungen können attraktive Anreize sein. Auch eine auf die jeweiligen Angestellten zugeschnittene Förderung kann persönliche Bedürfnisse, etwa nach Weiterentwicklung, erfüllen.
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