Eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG und der Ludwig-Maximilians-Universität München zeigt: Die Digitalisierung hält in den meisten Finanzabteilungen von Unternehmen nur zögerlich Einzug. Meist gehe es eher noch darum, Basisfunktionen und Abläufe zu standardisieren. So möchte fast die Hälfte der Unternehmen ein ERP-System („Enterprise Resource Planning“) zur Ressourcenplanung neu einführen oder das bestehende System modernisieren. Fortgeschrittenere Technologien würden von den Umfrageteilnehmern bisher meist nur in vereinzelten Projekten getestet. Am weitesten verbreitet seien dabei Big-Data-Analysetools, die bei 27 Prozent der Befragten in Pilotprojekten zum Einsatz kommen. Wesentlich verhaltener sieht es bei KI-basierten Technologien wie Machine Learning aus, diese werden lediglich von 10 Prozent der Unternehmen erprobt. Hier besteht für Mittelständler ein großes Entwicklungspotenzial.
Vorzüge der Digitalisierung im Controlling
Fortschrittliche Technologien, gerade im Bereich der KI und selbstlernender Systeme, können Controllern und Finanzabteilungen die Arbeit stark erleichtern. Denn solche Systeme erfassen extrem hohe Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen, strukturieren diese, führen sie zusammen und analysieren sie. Dadurch werden Controlling-Teams gerade bei sich wiederholenden Standardaufgaben entlastet. Etwa, wenn es um die Vor- und Aufbereitung von Informationen für Berichte und die weitere Planung geht.
Lernende KI-Systeme erkennen wiederkehrende Muster etwa in Kunden- oder Marktdaten auch bei sehr großer Informationsdichte und liefern schnell brauchbare Grundlagen. Durch die zeitnahe Auswertung hoher Datenmengen werden neben dem Berichtswesen auch das Controlling, die Risikobewertung, die Vorhersage und damit die Finanz- und Geschäftsplanung effektiver. Hier einige konkrete Vorteile für Unternehmen:
- Überwachungs- und Steuerungsprozesse werden effizienter
- Szenarien und Planungsmodelle werden realistischer und flexibler
- Die Qualität von Vorhersagen erhöht sich
- Aussagen und Entscheidungen werden fundierter
- Kosten können reduziert, das Ergebnis verbessert werden
Die Aufgaben des Controllers wandeln sich
Da Technologien wie Machine Learning die Datenerfassung und Verarbeitung zu großen Teilen eigenständig übernehmen können, gehen Experten davon aus, dass sich auch die Rolle der Mitarbeiter in Controlling und Rechnungswesen ändern wird. Einfache und repetitive Aufgaben werden mehr und mehr automatisiert. Entsprechend haben die Experten mehr Zeit, sich auf Lösungsvorschläge, die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und die direkte Kommunikation und Ergebnispräsentation zu spezialisieren. Damit werden Controller künftig noch stärker zum Berater von CFO und Geschäftsleitung: Sie präsentieren strategische Analysen zur Unternehmensentwicklung, schätzen Risiken ab, machen Voraussagen und geben Empfehlungen zum weiteren Vorgehen. Und auch bei Themen wie Datenverwaltung und -sicherheit sowie internem Wissenstransfer wird der Controller künftig wohl ein Wort mitzureden haben. Zudem muss er zunehmend agiler beim Monitoring und der Anpassungen von Betriebsprozessen an die sich verändernden Märkte handeln.
Technologie braucht Agilität
Einfach eine vielversprechende Technologie wie KI in Rechnungswesen und Controlling einzuführen – damit ist es nicht getan. Experten fordern deshalb eine generell für Veränderungen offene Arbeits- und Denkweise. Hier wird meist der Begriff der „Agilität“ ins Spiel gebracht. Denn gerade dynamische Umfelder erfordern Lösungen, die kurzfristig auf neue Entwicklungen eingehen können. Ein unvorhergesehenes Ereignis wie die aktuelle Corona-Pandemie ist ein Paradebeispiel: Die mittelfristige Geschäftsplanung wurde erst einmal gehörig durcheinandergebracht; kleinteilige sowie kurzzeitige Planungen und Reportings mussten entwickelt werden. Althergebrachte Controlling-Standards, Kennzahlen und Routinen brachten das Management hier meist nicht weiter. Es braucht agile Lösungen und Ergebnisoffenheit, um Pläne und Ziele regelmäßig zu prüfen und oft im Wochentakt anpassen zu können. Und genau hier kommen Technologien der Digitalisierung zum Tragen. Sie können aus einer großen Datenbasis schnell eine nützliche Informationsgrundlage für das weitere Vorgehen herausfiltern.
Agil aus Überzeugung
Agile Methoden greifen jedoch nur, wenn alle im Unternehmen davon überzeugt sind und diese auch anwenden. Es kann niemand vom Controlling erwarten, agil zu operieren, wenn andere Bereiche eher konservativ und nach fixen Standards handeln. Insgesamt wird durch agile Methoden und neue Technologien die Abstimmung zwischen den Unternehmensbereichen noch entscheidender. Denn die Überschneidungen nehmen zu und die Reaktionszeit bei Veränderungen verkürzt sich mehr und mehr. Wenn das Controlling künftig technologischer, datengetriebener und strategischer wird, ergeben sich noch engere Verknüpfungen zu Unternehmensleitung, IT, Produktion und Vertrieb. Dabei sind viele Fragen der Zusammenarbeit, der effektiven Kommunikation und letztlich auch der Gesamtstruktur des Unternehmens zu klären.
Fachkompetenzen und Skills 4.0
Mit der veränderten Rolle in der Firma wandelt sich auch das Anforderungsprofil an die Controlling-Mitarbeiter. Sie benötigen vermehrt technologische Kompetenzen etwa in Sachen Coding oder der Anwendung von KI-Systemen. Zudem werden das statistische Verständnis und Skills in der Interpretation und nutzerfreundlichen Präsentation von Trends und Zusammenhängen immer wichtiger. Ein Beispiel: Die Geschäftsführung wird im neuen, agilen Kontext immer mehr zum internen Kunden, zum Business Partner. Controller sollten hier entsprechend auf individuelle Bedürfnisse sowie Veränderungen in den Anforderungen reagieren und Lösungen anbieten können.
Daten, Daten, Daten
Um verlässlich zu arbeiten, sind bei datengetriebenen Systemen natürlich die Qualität und Verfügbarkeit der Informationen entscheidend. Sie müssen verlässlich, umfassend und permanent abrufbar sein. Außerdem sollten die von den digitalen Tools erkannten Muster und Trends in ein möglichst umfassendes Bild des Unternehmens einfließen. In dieses sollten neben internen Kapazitäten auch beispielsweise Lieferanten- und Dienstleisterstruktur Einzug halten. So lassen sich etwa bei angespannter Wirtschaftslage unterschiedliche Lösungsszenarien und Detailanpassungen durchspielen und erkennen, was die besten Ergebnisse erwarten lässt.
Den Übergang digital finanzieren
Digitale Technologien wie künstliche Intelligenz einzuführen, ist für 68 Prozent der Unternehmer wichtig oder sehr wichtig. Dies zeigt der Finanzierungsmonitor 2020, den creditshelf gemeinsam mit der TU-Darmstadt durchgeführt hat. Durch die Corona-Krise dürften manche Betriebe ihre Bestrebungen jedoch vorerst auf Eis gelegt haben. Operative Kostenoptimierung hat in der akuten Krisenabwehr erst einmal Vorrang. Oft ist auch die Finanzierung nicht klar – bereits vor Corona sah über die Hälfte der Befragten in der Finanzierung den Flaschenhals bei der Digitalisierung. Die Crux: Digitalisierungsprojekte, etwa im Controlling, sind jedoch ein wichtiges Mittel, um die Folgen der Pandemie abzufedern und auf lange Sicht Lösungen für unvorhergesehene Krisen zu finden. Daher sollten diese Bestrebungen nicht auf die lange Bank geschoben werden.
Alternative Finanzierer wie creditshelf können einen Ansatz für den digitalen Übergang liefern. Die Kreditplattformen arrangieren innerhalb kurzer Zeit flexible, unbesicherte Darlehen. Zudem ist ein Fintech wie creditshelf vertraut mit neuen Technologien: Hier werden die Analysten schon lange durch KI in der Risikoprüfung unterstützt. Das sorgt nicht nur für schnelle und zuverlässige Aussagen bezüglich einer möglichen Kreditvergabe. Das Team hat so auch ein tiefes Verständnis dafür, was derartige Technologien für Unternehmen leisten können, wie wichtig sie mittlerweile für die Geschäftsentwicklung sind und wie nötig entsprechende Investitionen sein können.
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